DIGITAL DIME デジタルダイム｜小学館のトレンドマガジン ダイム公式サイト

ビジネス書作家、
コンセプトクリエイター
小山龍介氏
1975年福岡県生まれ。京都大学文学部卒。コンセプトデザイナーとして様々な新規事業、新商品開発を手がける。『IDEA HACKS!』を始めとするハックシリーズの著者としても活躍。

　スマートフォンの普及で、スケジュール管理をGoogleカレンダーやジョルテなど、デジタルのサービスやアプリで行なう人が増えてきた。しかし紙の手帳やノートを捨てて、すべてをデジタルに移行することが、必ずしも仕事効率の向上につながるわけではないと小山龍介氏はいう。「未来の予定は変わるもの。その部分はデジタルで管理したほうが、移動や削除が簡単にできるので効率的。ですが打ち合わせのメモやアイデアを出し合ったりする会議は、紙のほうが圧倒的にいい。手書きだとメモを取れる情報量が多く、抜け落ちることがないからです。図解もできるので、紙のほうがよりわかりやすく記録できます」

　未来の予定はデジタルで管理。一方、過去の予定は手帳やノートに書いて定着させる。それぞれの利点をうまく使いこなして、仕事のタスクを日々のスケジュールに落とし込むことが大切。この時に注意したいのが、"自分へのアポ"を精度よく入れることだ。「たいていの人は打ち合わせや会議など、人とのアポをスケジュールに記入しています。だから予定がない日は暇な日に思えてしまう。でもその中には見えないスケジュールがいっぱい詰まっていて、むやみに予定を入れると、途端にパンクしてしまうんです。スケジュールにはその日のタスクを何時から何時にやるかも落とし込んでおく。その落とし込みの作業を自分へのアポと呼んでいます」。

　ただ、最初は自分へのアポどおりに仕事が進むことはないだろう。この仕事は1時間でできると思っていても、往々にしてその見積もりが崩れるもの。体調が悪くて時間がかかるケースもある。そこで大切になるのが、その仕事をやり遂げるのにどれだけ時間がかかったのか、ログを記録することだ。「プロ野球選手は打率などで自分のパフォーマンスを管理していますが、普通に働いている人はその記録がありません。毎日、仕事のログを記録することで、1時間でプレゼン資料5枚作成、10分でメール5通返信など、仕事時間の目安を作ればいいんです」

　タスクの必要時間が正確に把握できるまで、かかった時間を常に意識する。後で振り返って、抜けているところは補充して書き加えていく。時間管理アプリの『Toggl』などを使って、時間を正確に計測するのもいい。こうやって自分とのアポがきっちりと入れられるようになったら、仕事を依頼された時にも、締め切りまでにできるかどうか即答できる。自分にこなせる仕事量が見えたら、パフォーマンスの向上にも努められる。

取材・文／イッツ（太田百合子、綿谷禎子）